Dịch vụ khắc dấu
Con dấu công văn đi là gì? Mẫu dấu chuẩn theo quy định mới 2025
Th8
Con dấu công văn đi là gì? Mẫu chuẩn theo quy định mới là một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực hành chính – văn thư, đặc biệt với các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện… Việc đóng dấu vào văn bản đi không chỉ là thủ tục hành chính mà còn thể hiện sự xác nhận chính thức của tổ chức về thông tin được ban hành.
Tuy nhiên, không ít đơn vị đang sử dụng mẫu dấu không chuẩn, sai quy định hoặc thiếu tính pháp lý khiến văn bản bị từ chối, gây ảnh hưởng đến uy tín, hiệu quả công việc.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ khái niệm con dấu công văn đi, chức năng, mẫu chuẩn theo Thông tư mới nhất, kích thước, màu mực và hướng dẫn cách đặt dấu đúng quy định. Đồng thời cung cấp bảng giá khắc dấu công văn, tư vấn đơn vị thiết kế – khắc dấu uy tín.
Con dấu công văn đi là gì?
Định nghĩa theo văn bản hành chính
Con dấu công văn đi là loại dấu được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm đóng trên các văn bản chính thức gửi ra bên ngoài. Đây là một hình thức thể hiện tính pháp lý và xác thực của văn bản, đảm bảo rằng tài liệu được ban hành đúng trình tự và đúng thẩm quyền.
Dấu công văn đi thường được đóng sau khi người có thẩm quyền đã ký tên, nhằm xác định văn bản chính thức đã được phát hành và có giá trị thực thi.
Vai trò pháp lý trong hệ thống văn bản đi
Trong hệ thống quản lý văn bản hành chính, dấu công văn đi giữ vai trò vô cùng quan trọng:
Khẳng định tính hợp pháp của tài liệu gửi đi;
Phân biệt bản chính với bản nháp hoặc bản không chính thức;
Giúp đơn vị tiếp nhận văn bản xác minh rõ nguồn gốc, người ban hành.
Đối với doanh nghiệp, dấu công văn đi còn hỗ trợ trong việc lưu trữ hồ sơ nội bộ và theo dõi quá trình giao nhận văn bản.
Phân biệt với các loại con dấu khác: dấu treo, dấu tên, dấu chức danh
Loại dấu Mục đích sử dụng Vị trí đóng dấu
Dấu công văn đi Dùng cho văn bản hành chính gửi ra bên ngoài Cuối văn bản, sau chữ ký
Dấu treo Dùng đóng lên văn bản kèm theo, phụ lục 1 phần văn bản, không trùm lên chữ ký
Dấu tên Xác nhận danh tính cá nhân, trong công việc thường Gần cuối nội dung văn bản
Dấu chức danh Xác định chức danh người ký trong tổ chức Trước/hoặc gần phần ký tên
Việc phân biệt rõ các loại dấu này giúp sử dụng đúng mục đích, tránh sai sót trong quá trình xử lý công văn, hợp đồng hoặc tài liệu nội bộ.
Mẫu dấu công văn đi chuẩn theo quy định mới 2025
Cấu trúc con dấu: họ tên đơn vị, số văn bản, ngày tháng
Theo chuẩn văn bản hành chính năm 2025, một con dấu công văn đi hợp lệ cần có các thành phần sau:
Tên đơn vị, tổ chức: phải đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập.
Mã số, số hiệu văn bản: ghi đúng định dạng, thường nằm ở phần trung tâm con dấu.
Ngày tháng phát hành văn bản: được in hoặc khắc rõ ràng, trùng khớp với thời điểm ký ban hành.
Cách trình bày cần gọn gàng, không sai chính tả, không sai thông tin pháp lý.
Quy định về kích thước: đường kính, độ dày viền
Đường kính: Tùy thuộc vào khổ giấy và mục đích sử dụng, nhưng phổ biến nhất là từ 36mm đến 42mm.
Độ dày viền ngoài: từ 1 – 1.5mm, đảm bảo rõ nét, không bị lem mực.
Font chữ nên sử dụng loại không chân, dễ đọc, kích thước chữ vừa phải (từ 8pt–11pt).
Mẫu dấu không nên quá lớn, tránh che mất nội dung văn bản hoặc gây khó khăn cho việc photocopy lưu trữ.
Màu mực sử dụng và hình thức thể hiện
Màu mực thông dụng: Đỏ tươi (cấp pháp lý cao), xanh đậm (dấu phụ), hoặc đen (văn bản nội bộ).
Hình thức thể hiện:
Dấu khắc truyền thống bằng cao su;
Dấu mực liền tự động tiện dụng;
Hoặc dấu điện tử tích hợp hệ thống phần mềm văn thư – phù hợp xu thế số hóa.
Việc tuân thủ các quy định về hình thức và nội dung con dấu không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp mà còn tăng độ tin cậy cho văn bản khi giao tiếp với các cơ quan, đối tác.
Khi nào cần dùng dấu công văn đi?
Các loại văn bản cần đóng dấu công văn đi
Dấu công văn đi là dấu chính thức được sử dụng khi các đơn vị, tổ chức ban hành văn bản gửi đi. Những loại văn bản bắt buộc hoặc thường xuyên sử dụng dấu công văn đi bao gồm:
Công văn hành chính gửi cơ quan khác;
Thông báo nội bộ hoặc ra bên ngoài;
Công văn mời họp, thư ngỏ, thư phản hồi;
Báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ gửi đối tác;
Văn bản xác nhận, giới thiệu, đề nghị….
Tùy theo tính chất văn bản và đối tượng tiếp nhận, việc có hoặc không đóng dấu công văn đi sẽ quyết định tính pháp lý, mức độ tin cậy và hiệu lực văn bản.
Quy trình xử lý văn bản hành chính có sử dụng dấu đi
Quy trình ban hành một công văn đi đúng chuẩn sẽ trải qua các bước cơ bản như sau:
Soạn thảo nội dung văn bản theo đúng thể thức văn bản hành chính.
Người có thẩm quyền ký tên, thông thường là giám đốc, trưởng phòng, hoặc người được ủy quyền.
Đóng dấu công văn đi: dấu phải đóng sau chữ ký, trùm một phần tên chức danh hoặc đóng dưới phần kết thúc nội dung.
Phát hành và lưu văn bản: văn bản sau khi được đóng dấu chính thức mới được gửi ra bên ngoài, đồng thời lưu trữ lại bản gốc.
Việc đóng dấu đúng trình tự giúp đảm bảo tính pháp lý, kiểm soát phát hành, đồng thời tránh những sai sót trong quản lý văn bản.
Cách sử dụng con dấu công văn đi đúng quy định
Cách đóng dấu trên văn bản giấy
Khi sử dụng dấu công văn đi trên văn bản giấy, bạn cần tuân thủ nguyên tắc:
Dấu phải rõ ràng, đúng vị trí, không che lấp chữ ký hoặc nội dung quan trọng;
Dấu đóng trùm lên một phần của chữ ký, không được đóng lệch hoặc nhòe mực;
Chỉ sử dụng dấu đúng mục đích – không sử dụng dấu công văn đi để thay thế cho dấu chức danh, dấu treo hoặc dấu tên.
Kỹ thuật đóng dấu cũng cần đảm bảo:
Lau sạch mặt dấu trước và sau khi đóng;
Tránh để mực loang, mất nét hoặc không đủ đậm;
Thử dấu lên giấy nháp nếu sử dụng mực mới.
Cách hiển thị dấu điện tử với văn bản số
Trong môi trường số hóa, nhiều đơn vị áp dụng con dấu công văn đi điện tử. Một số lưu ý:
Dấu điện tử cần tích hợp chữ ký số hợp lệ;
Hiển thị ở vị trí tương ứng như văn bản giấy: sau chữ ký điện tử;
Có thể định dạng bằng file PDF/A, có mã hóa và xác minh.
Nên sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ có tích hợp chữ ký số để đảm bảo đồng bộ dữ liệu và dễ dàng kiểm tra tính xác thực.
Lỗi thường gặp khi sử dụng dấu đi
Một số lỗi phổ biến làm mất giá trị pháp lý của văn bản:
Đóng dấu trước khi ký hoặc sai vị trí;
Dùng sai loại dấu (nhầm dấu chức danh hoặc dấu treo);
Mực mờ, sai thông tin tổ chức;
Thiếu ngày tháng, số hiệu văn bản trước khi đóng dấu.
Để tránh lỗi, người xử lý văn bản cần được đào tạo nghiệp vụ hành chính – văn thư và thường xuyên cập nhật quy định pháp luật hiện hành.
Thủ tục khắc dấu công văn đi cho cơ quan, doanh nghiệp
Hồ sơ cần thiết để khắc dấu công văn
Để khắc dấu công văn đi hợp pháp, các cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động (bản sao công chứng);
Giấy giới thiệu/ủy quyền cho người thực hiện thủ tục;
Bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) hoặc thông tin nội dung cần khắc;
Đơn đề nghị khắc dấu theo mẫu.
Đối với cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, có thể cần thêm văn bản chỉ đạo từ cấp có thẩm quyền hoặc quyết định thành lập đơn vị.
Quy định pháp lý và đơn vị có thẩm quyền cấp phép
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu. Tuy nhiên, với một số tổ chức đặc thù (như tổ chức Đảng, cơ quan Nhà nước), việc khắc dấu cần được cơ quan công an cấp phép hoặc chứng nhận mẫu dấu.
Tại Hà Nội, thủ tục chứng nhận mẫu dấu có thể được thực hiện tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) hoặc các đơn vị được ủy quyền.
Mẫu hồ sơ đề nghị cấp/chứng nhận mẫu dấu
Một số đơn vị (như trường học, bệnh viện, cơ quan sự nghiệp) vẫn phải làm thủ tục đề nghị cấp dấu. Hồ sơ bao gồm:
Văn bản đề nghị cấp/chứng nhận mẫu dấu;
Quyết định thành lập đơn vị (nếu là tổ chức mới);
Thông tin người đại diện hợp pháp;
Mẫu con dấu dự kiến sử dụng (thiết kế kèm theo).
Các doanh nghiệp tư nhân không cần xin phép nhưng nên lưu giữ mẫu dấu nội bộ để phục vụ kiểm tra hoặc đối chiếu.
Bảng giá khắc dấu công văn đi chuẩn
Báo giá theo chất liệu: cao su, kim loại, mực liền
Giá khắc dấu công văn đi phụ thuộc vào chất liệu và loại dấu. Dưới đây là mức giá tham khảo:
Dấu cao su truyền thống: 100.000 – 150.000 VNĐ;
Dấu mực liền nhựa tự động: 200.000 – 300.000 VNĐ;
Dấu kim loại/mica cao cấp: 400.000 – 800.000 VNĐ.
Các mẫu dấu lớn hoặc yêu cầu thiết kế riêng có thể phát sinh thêm chi phí.
Khắc dấu truyền thống và khắc dấu laser
Khắc dấu truyền thống (thủ công hoặc bán tự động) có giá rẻ hơn, thời gian làm lâu hơn;
Khắc dấu laser có độ sắc nét cao, tuổi thọ dài, thời gian khắc nhanh (5–15 phút), giá dao động từ 300.000 – 700.000 VNĐ tùy loại.
Khách hàng có thể lựa chọn dấu mực đỏ, xanh hoặc đen theo mục đích sử dụng.
Phụ phí thiết kế, giao hàng, bảo hành dấu
Ngoài chi phí khắc, một số đơn vị có thể áp dụng:
Phụ phí thiết kế riêng theo yêu cầu: từ 50.000 – 100.000 VNĐ;
Giao hàng tận nơi nội thành Hà Nội: miễn phí hoặc từ 20.000 VNĐ;
Bảo hành dấu 3 – 6 tháng, áp dụng cho dấu mực liền hoặc dấu laser.
Để tiết kiệm chi phí, bạn nên chọn dịch vụ trọn gói, được hỗ trợ tư vấn thiết kế và in ấn chuyên nghiệp.
Lưu ý khi đặt và sử dụng dấu công văn đi
Chọn mẫu phù hợp với cơ quan hành chính hay doanh nghiệp
Khi đặt dấu công văn đi, cần lựa chọn mẫu dấu phù hợp với đặc thù tổ chức.
Đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, dấu nên thể hiện rõ tên công ty, mã số thuế hoặc số văn bản.
Với cơ quan hành chính, dấu cần tuân theo thể thức văn bản nhà nước, thường ghi rõ tên đơn vị cấp trên và cấp dưới.
Chọn sai loại dấu có thể dẫn đến việc văn bản không được chấp nhận trong giao dịch hành chính hoặc hợp đồng.
Không sử dụng dấu công văn sai mục đích
Con dấu công văn đi chỉ được sử dụng cho văn bản chính thức đi ra bên ngoài, như: công văn hành chính, thông báo, quyết định. Tuyệt đối không dùng dấu này cho các mục đích sau:
Dấu treo lên phụ lục hợp đồng (phải dùng dấu tròn);
Đóng dấu tài liệu nội bộ không liên quan;
Giả mạo con dấu để xác nhận giấy tờ không đúng thẩm quyền.
Sử dụng sai mục đích có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật về con dấu và hành vi giả mạo giấy tờ.
Kiểm tra định kỳ độ nét – mực dấu
Để đảm bảo hiệu quả sử dụng:
Kiểm tra độ sắc nét của dấu định kỳ mỗi 3 tháng;
Thay mực nếu dấu mờ, nhòe hoặc khó đọc;
Không dùng lực mạnh khi đóng dấu, dễ làm hỏng mặt dấu.
Với dấu laser, tuổi thọ cao nhưng cũng nên bảo quản nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp làm biến dạng cao su hoặc vỏ nhựa.
Những câu hỏi thường gặp về con dấu công văn đi
Con dấu công văn đi có cần đăng ký không?
Theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an. Tuy nhiên:
Nếu là đơn vị hành chính, tổ chức Đảng, đoàn thể, vẫn phải thực hiện thủ tục cấp và quản lý dấu tại công an.
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu dấu công văn đi, chỉ cần đảm bảo không trùng tên cơ quan Nhà nước hoặc vi phạm quy định cấm (quốc huy, quốc kỳ…).
Có thể dùng dấu công văn đi thay cho dấu tròn không?
KHÔNG nên sử dụng dấu công văn đi thay cho dấu tròn doanh nghiệp.
Dấu công văn đi chỉ có giá trị đóng trên:
Các văn bản đi;
Biên bản hành chính;
Thư ngỏ hoặc công văn trả lời.
Dấu tròn mới có giá trị pháp nhân trong hợp đồng, đăng ký kinh doanh, chứng từ kế toán, hóa đơn…
Có cần xin phép khi đổi mẫu dấu không?
Nếu là doanh nghiệp tư nhân, bạn hoàn toàn không cần xin phép khi thay đổi mẫu dấu công văn. Tuy nhiên:
Cần thông báo nội bộ để tránh nhầm lẫn;
Cập nhật biểu mẫu văn bản hành chính.
Đối với cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công, việc thay đổi mẫu dấu cần làm công văn xin đổi mẫu và chờ phê duyệt từ cơ quan có thẩm quyền trước khi sử dụng dấu mới.
Top đơn vị khắc dấu công văn uy tín tại TPHCM – Hà Nội
Tiêu chí chọn đơn vị khắc dấu hành chính
Để lựa chọn nơi khắc dấu công văn uy tín, bạn cần dựa vào một số tiêu chí sau:
Pháp lý rõ ràng: Đơn vị có đăng ký kinh doanh hợp pháp, được phép cung cấp dịch vụ khắc dấu cho doanh nghiệp, cơ quan hành chính.
Đảm bảo đúng chuẩn quy định: Thiết kế dấu công văn đúng theo mẫu, sử dụng font chữ, kích thước, cấu trúc theo quy định của Nhà nước.
Thời gian giao hàng nhanh chóng: Có thể nhận dấu trong ngày hoặc lấy liền nếu cần gấp.
Dịch vụ hậu mãi: Hỗ trợ chỉnh sửa miễn phí nếu dấu sai nội dung, hỗ trợ thay mực, sửa mặt dấu sau thời gian dài sử dụng.
Giá thành minh bạch: Bảng giá niêm yết, không phát sinh chi phí ẩn khi đặt dấu.
Nên ưu tiên các đơn vị có địa chỉ cụ thể, showroom rõ ràng tại TPHCM và Hà Nội để dễ kiểm tra chất lượng trước khi đặt hàng.
Xem thêm : Hướng dẫn xin giấy phép lao động cho chuyên gia kỹ thuật tại Cần Thơ
Giới thiệu dịch vụ khắc dấu công văn tại Gia Minh
Gia Minh là một trong những địa chỉ uy tín hàng đầu tại TP.HCM và Hà Nội trong lĩnh vực khắc dấu công văn hành chính:
Thiết kế dấu theo yêu cầu: Nhận file mẫu hoặc hỗ trợ thiết kế miễn phí;
Thời gian thực hiện nhanh: Khắc dấu lấy liền trong 15 – 30 phút;
Nhiều chất liệu lựa chọn: Dấu cao su truyền thống, dấu mực liền, dấu laser sắc nét;
Giao hàng tận nơi toàn quốc, miễn phí nội thành với đơn hàng đủ điều kiện.
Dịch vụ khắc dấu tại Gia Minh cam kết bảo mật nội dung dấu, không lưu mẫu trái phép, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng.
Con dấu công văn đi là gì? Mẫu chuẩn theo quy định mới là kiến thức không thể thiếu cho bất kỳ tổ chức, cơ quan hay doanh nghiệp nào có hoạt động phát hành văn bản ra bên ngoài. Việc sử dụng đúng mẫu dấu công văn đi giúp tăng tính pháp lý, chuyên nghiệp và đảm bảo tuân thủ quy định hành chính.
Đừng để những lỗi nhỏ về con dấu ảnh hưởng đến hiệu lực văn bản. Hãy lựa chọn đơn vị khắc dấu uy tín – đúng chuẩn pháp lý để đảm bảo mọi công văn rời khỏi đơn vị đều được đóng dấu hợp lệ, sắc nét và đúng chức năng.
